Crece el teletrabajo en España y lleva a la necesidad de firmar documentos digitalmente

La actual crisis del COVID-19 ha empujado a las empresas españolas a lanzarse al teletrabajo a marchas forzadas. Antes de esta crisis sanitaria, tan solo el 4,3% de los empleados activos teletrabajaba en su domicilio. En cambio, las cifras actuales hablan de un 88% de empresas españolas que han optado, total o parcialmente, por esta opción para poder seguir desarrollando su actividad.

Este aumento del teletrabajo también se ve reflejado en el incremento de tráfico de datos o uso de aplicaciones de conexión remota. Solo en los primeros 10 días de confinamiento, el tráfico por redes IP en España se incrementó casi un 40%, unido a una subida del 50% en llamadas desde teléfonos móviles. Crecimiento extensible a las apps de colaboración y comunicación como es el caso de Teams de Microsoft, con picos de subida de hasta el 500% en China; lo que ha obligado a las compañías a aumentar su capacidad de soporte para seguir dando servicio a los usuarios.

Teletrabajo, retos en el futuro para las empresas
La gran pregunta que surge ante esta situación es que sucederá tras este parón obligatorio, con la tan ansiada vuelta a la normalidad. No son pocos los expertos que aseguran que el teletrabajo ha llegado para quedarse. Según avanza el “Observatorio empresas CRE100DO Crisis Covid-19”, la experiencia de teletrabajo está resultando muy favorable o favorable en el 74% de las compañías que lo han implantado. Mismos datos parecen arrojar los empleados, los cuales según un estudio de Colliers Internacional, manifiestan en un 82% que les gustaría trabajar en remoto uno o más días a la semana una vez superada esta crisis.

La obligatoriedad y rapidez con la cual muchas empresas han debido de acoger el teletrabajo hace que se hayan descuidado factores claves como la ciberseguridad, la digitalización de procesos o la protección de datos. En un futuro en el que parece que el teletrabajo va a aumentar su cuota, adoptar medidas para favorecerlo resulta vital para las empresas.

Firma digital; la transformación digital completa para empresas
Una de las gestiones más recurrentes y reiterativas que ocurren en las oficinas son las operaciones relacionadas con la firma de documentos. Ya sea para estipular nuevos contratos comerciales, confirmar pedidos de compra o acordar trámites financieros, el proceso de firma siempre está presente.

Hoy en día cada vez menos españoles tienen una impresora en casa para poder imprimir un documento, firmarlo y luego escanearlo. Y ante la imposibilidad de acudir a los centros de trabajo y la complicación de ir a las entidades financieras, el nuevo escenario de teletrabajo ha aumentado de forma exponencial la demanda de soluciones de firma digital legalmente válidas y el uso de plataformas de firma digital.

La firma digital identifica a la persona que acepta el contenido del documento y garantiza su integridad, con el respaldo de la normativa europea y estatal. Con la firma digital se agilizan procesos y se optimiza el tiempo, además de facilitar la movilidad y reducir los soportes físicos.

Una de las soluciones líderes de firma digital es la proporcionada por la empresa gallega Docuten, que recientemente ha lanzado al mercado, de la mano de Innova Advanced Consulting, la aplicación Docuten eSign, que permite firmar documentos directamente desde los ERPs de Microsoft y aprovechar todas sus ventajas. De esta forma se puede generar cualquier informe del sistema en formato PDF, así como almacenar documentos PDF externos al sistema asociados a entidades como clientes y proveedores, para enviarlos a la plataforma Docuten y realizar el proceso de firma.

Digitalizar por completo el proceso electrónico de firma es la pieza clave para ahorrar gastos de envío, evitar pérdidas de documentos y una prolongación excesiva en el tiempo de firmas de documentos entre proveedores y clientes. Al tener la capacidad de controlar el estado de la firma en cualquier momento y poder firmar sin tener que dejar el ordenador o dispositivo móvil, hacen que el proceso de firma pase a ser cuestión de minutos y no de días.

Parece que el teletrabajo y las firmas electrónicas jurídicamente vinculantes han venido para quedarse más allá del COVID-19.

Innova Advanced Consulting
Innova Advanced Consulting es un proveedor especializado en servicios Microsoft Dynamics al canal de partners de Microsoft, mediante un completo catálogo de servicios y soluciones que giran alrededor de Dynamics 365 Business Central, Dynamics 365 for Finance and Operations y Power Platform. La trayectoria de Innova comenzó en 2003 y hoy en día es uno de los 9 MICROSOFT ISV DEVELOPMENT CENTERS que tiene Microsoft, el único en España y uno de los cinco fuera de Estados Unidos.

Docuten
Docuten, plataforma propiedad de Enxendra Technologies, es un garante europeo de firma digital, factura electrónica y cobros, que tiene como objetivo principal la automatización de todo el ciclo de documentos de negocio. Opera en blockchain permitiendo auditar la existencia de documentos y facturas, así como hacer un seguimiento del ciclo de vida de los mismos. La trayectoria de Docuten comenzó en 2009 y, actualmente, cuenta con tres sedes en A Coruña, Madrid y Londres, con una amplia cartera de clientes entre los que se encuentran empresas empresas cotizadas en IBEX35, MAB y Mercado Continuo.