Elegir la locación perfecta para un evento empresarial en 2024 puede convertirse en todo un reto para el organizador. Sin embargo, la elección del lugar adecuado puede transformar un simple evento empresarial en una experiencia única y memorable para los asistentes.

En este artículo, te contamos todo acerca de los preparativos iniciales a considerar antes del evento y 7 aspectos clave para elegir la locación perfecta para tus eventos empresariales.

Preparativos iniciales: lo que debes saber antes de elegir tu locación

Antes de sumergirnos en los aspectos importantes para elegir la locación perfecta para tu evento empresarial, es esencial considerar algunos pasos preliminares que garantizarán el éxito de tu elección. Estos preparativos iniciales son cruciales para alinear tus objetivos con el lugar ideal.

Define el propósito y objetivos del evento

Cuando organizamos un evento empresarial puede ser por diversos motivos, como por ejemplo: fomentar el trabajo en equipo, lanzar un nuevo producto, o celebrar logros empresariales.

Definir el propósito principal y los objetivos del evento te ayudará a determinar mejor el tamaño del evento, la ubicación donde debería celebrarse y los servicios o facilidades que se necesitarán.

Por ejemplo, un taller de formación puede necesitar un ambiente más tranquilo y una configuración de aula, mientras que un evento de networking podría beneficiarse de un espacio más abierto y relajado.

Establece un presupuesto realista

Antes de emprender tu búsqueda para encontrar la locación perfecta deberás definir muy bien el presupuesto que tienes a disposición para el evento y ser consecuente con él. No olvides incluir costes como el precio del alquiler del espacio, los gastos del catering, de tecnología o de alojamiento, entre otros.

Ten en cuenta que el presupuesto influirá en casi todas las decisiones que tomes, por ello, un presupuesto bien definido te permitirá filtrar rápidamente las opciones que son demasiado caras.

Investiga y obtén referencias

La reputación y las reseñas de los espacios para eventos son dos aspectos a tener en cuenta en los preparativos iniciales. Es aquí donde expertos del sector, como TravelPerk, juegan un papel importante gracias a su vasta experiencia en gestión de viajes corporativos y eventos. La empresa TravelPerk recomienda estos espacios para eventos en Barcelona, ofreciendo opciones que destacan por su calidad y su amplia propuesta en eventos empresariales. Sus sugerencias son una excelente guía para encontrar la locación ideal en una ciudad tan vibrante y diversa como Barcelona.

Conoce a tu audiencia

Conocer y definir con precisión a tu audiencia es un paso esencial antes de organizar cualquier evento empresarial para asegurarte que el diseño del evento se adapte a las necesidades y expectativas de los asistentes.

Este trabajo previo implica entender no solo a quién va dirigido el evento, sino también sus características y preferencias. Para ello, considera los siguientes aspectos:

● Perfil demográfico (Edad, género, nivel profesional, industria)

● Intereses y expectativas

● Nivel de experiencia en el tema del evento

● Preferencias de comunicación

● Necesidades especiales

Organización y logística del evento

La logística es otro de los factores clave en la planificación de cualquier evento empresarial. Por ello, deberás de considerar aspectos como la facilidad de acceso al lugar, el transporte, y la disponibilidad de estacionamiento.

La organización interna del evento también es crucial: piensa en el flujo de personas, cómo se distribuirán los espacios para diferentes actividades, y la coordinación de tiempos y horarios. Una buena logística puede garantizarte que el evento transcurra sin contratiempos, desde la llegada de los invitados hasta la conclusión del programa.

Flexibilidad de fechas

Si puedes ser flexible con las fechas de tu evento, podrías beneficiarte de mejores tarifas o encontrar espacios que de otra manera estarían fuera de tu alcance. La flexibilidad también puede ser una ventaja en caso de imprevistos que requieran reprogramar el evento.

Elegir una locación: Aspectos importantes a tener en cuenta

A la hora de elegir una locación, no debemos basarnos solamente en escoger un espacio físico, sino que hay que considerar otros factores que ayuden a crear un ambiente perfecto durante todo el evento.

En este apartado, veremos 7 tips para elegir locaciones estratégicas para tus eventos empresariales en 2024, teniendo en cuenta factores cruciales, desde la ubicación y accesibilidad, hasta las facilidades y servicios que ofrece, puesto que cada detalle cuenta. 

1/ Buena accesibilidad y conexión

En la elección de una locación, una buena accesibilidad y conexión con los principales medios de transporte son primordiales. Por ello, te recomendamos optar por lugares céntricos, cercanos a aeropuertos, estaciones de tren, de metro o de autobuses.

Esto no solo facilita la llegada de los asistentes, sino que también refleja una imagen de eficiencia por parte de la empresa. No olvides verificar la disponibilidad de estacionamiento cerca del evento y considerar la accesibilidad para personas con discapacidad.

2/ Equipamiento tecnológico y conectividad a Internet

Un evento empresarial en 2024 debe contar con equipos tecnológicos avanzados y WI-FI de alta velocidad. Esto será de gran utilidad si quieres combinar asistentes virtuales y presenciales al mismo tiempo y para ofrecer una experiencia de navegación óptima.

3/ Adaptabilidad de los espacios

La locación que elijas debe de adaptarse a las necesidades de tu evento, ofreciendo si es necesario espacios de diversas capacidades, desde salones íntimos hasta grandes auditorios.

Otro factor importante a tener en cuenta es contar con zonas de descanso y networking dentro del propio evento para fomentar la interacción entre los asistentes.

4/ Servicios a disposición

Antes de decantarse por una locación u otra deberás evaluar las comodidades y servicios que se encuentran a disposición de los asistentes, como por ejemplo: opciones de catering, equipos audiovisuales de calidad, y soporte técnico competente.

Algunos de estos servicios son imprescindibles para el buen desarrollo del evento y contribuyen a crear una experiencia memorable y libre de estrés tanto para los organizadores como para los asistentes.

5/ Alojamiento y restauración a proximidad

En el caso de que vayas a celebrar un evento empresarial de varios días, la proximidad a hoteles, alojamientos y restaurantes es clave, por lo que deberás asegúrate de que haya opciones de alojamiento cómodas y variadas cerca de la locación.

Además, contar con restaurantes, cafés y lugares de entretenimiento, cerca del evento es otro aspecto importante a tener en cuenta para los momentos de ocio y networking informal.

6/ Iniciativas sostenibles

Hoy en día vivimos en una sociedad donde las prácticas ecológicas y la sostenibilidad son un aspecto crucial. Por ello, es mejor optar por locaciones que sigan iniciativas sostenibles y muestren un compromiso con la responsabilidad social.

Esto no solo beneficia al medio ambiente, sino que también puede mejorar la imagen de tu marca o empresa y resonar positivamente con los asistentes que valoran estas iniciativas.

7/ Estética atractiva

Por último, y no menos importante, es elegir un lugar con una estética atractiva y profesional que contribuya a crear una atmósfera agradable para el evento y que además resuene con la imagen y valores de la empresa. Ten en cuenta, que un entorno adecuado y agradable, no solo mejora la experiencia del asistente, sino que también potencia el mensaje y los objetivos del evento. 

En definitiva, la elección de una locación estratégica es un pilar fundamental a la hora de organizar eventos empresariales en 2024 y puede ser la clave para garantizar el éxito del evento. No debemos olvidar, que una buena ubicación no solo mejora la experiencia de los asistentes, sino que también refleja positivamente la imagen de tu empresa.