¿Cómo crear cuadrantes de trabajo?

Muchas empresas usan sistemas que le permiten organizar los turnos rotativos de sus empleados.

Aquí es donde entran los cuadrantes de trabajos en la ecuación. Es decir, tablas en las que se reflejan los horarios de trabajo distribuidos de los empleados.

Estos pueden hacerse mensual, trimestral o anual. Así los trabajadores saben con anticipación sus turnos laborales y las empresas gestionan de una forma más ordenada. De esta manera se puede obtener un mejor ambiente laboral y en los mejores casos, mayor productividad de los trabajadores.

Por eso, hoy hablamos de la importancia de los cuadrantes y como crearlos de manera efectiva, sin usar un molesto e ineficaz cuadro de Excel. Eso es cosa del pasado.

¿Por qué es importante crear cuadrantes de trabajo?

Las razones son varias.

Pero, principalmente, porque permite una gestión empresarial más organizada. Con una plantilla de empleados que esté bien constituida.

De esta forma, el personal estará seguro de sus días laborables y de descanso en la semana o mes.

Además, los cuadrantes de trabajo admiten un mejor monitoreo. Ya que el responsable de cada departamento podrá saber también quien laborará durante un turno o quien ha faltado.

Por tanto, evita que la empresa se vuelva un caos y, en cambio, asuma un mayor control.

¿Qué considerar al momento de elaborar cuadrantes de trabajo?

Para crear cuadrantes de trabajo es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

Determinar los turnos disponibles

Antes que nada, se debe definir cuáles son los turnos que la empresa tiene disponible, así como los horarios.

Por lo general, el día se distribuye entre tres o cuatro turnos de ocho horas. Esto puede variar dependiendo del número de empleados y las horas establecidas en el contrato.

Sin embargo, mientras más turnos se encuentren disponibles, más complejo será cuadrarlos.

Considerar la demanda trabajo

Para poder distribuir de la forma adecuada los horarios, hay que saber la cantidad de personal que necesita la empresa por cada turno.

¿Cómo puedes saberlo?, conociendo los puestos de trabajo que se deben cubrir por cada turno, por ejemplo.

Escoge un patrón frecuente

También hay que establecer si el cuadrante de trabajo se creará semanal, mensual, bimensual o anual.

Una vez se defina, toca procurar formar diferentes equipos de trabajo que repitan los horarios. Al mismo tiempo que logren crear grupos estables y coordinados.

Por consiguiente, esto permitirá mantener cubierto la demanda de mano de obra diaria y por turnos.

Ventajas de utilizar un software para crear cuadrantes de trabajo

Si bien es cierto, hay quienes optan por generar una plantilla en programas como Word o Excel. Sin embargo, esto no es un sistema muy provechoso.

No solo porque se invierte tiempo, sino que tampoco es muy efectivo y puede causar complicaciones. En especial, si la nómina de empleados es extensa.

De ahí las ventajas de aprovechar un software para gestionar turnos rotativos:

● Es una herramienta eficaz.

● Automatiza las tareas.

● Se pueden asignar turnos de forma masiva.

● Permite crear varios grupos de trabajo.

● Te ahorra tiempo y trabajo manual.

● Se consigue visualizar los turnos de cada empleado.

● Acceso fácil para que los empleados vean sus horarios de trabajo.

● Evita posibles complicaciones.

● Mejora la satisfacción del operario.

● Es el modo más sencillo y rápido.

De igual forma, los superiores podrán ajustar las jornadas con antelación sin mayor dificultad. Asimismo, el empleado podrá estar al tanto de los cambios realizados mediante una app móvil del programa.

En otras palabras, usar un software es de gran utilidad para el personal de trabajo y la empresa.

Dado que las jornadas de trabajo estarán mejor organizadas y facilita el buen funcionamiento de una empresa.