¿Está siendo tu equipo productivo?

“Los equipos son la clave de los grandes resultados” En eso estamos de acuerdo casi todos, pero ¿sólo por el hecho de trabajar en equipo ya tenemos que conseguir resultados? la respuesta es no. Se demuestra que una gran parte de equipos son claramente ineficientes. Lo que ocurre habitualmente es que su ineficiencia se tapa con un producto excelente, unos márgenes muy altos u otros factores.

Un equipo no se crea para llevarnos bien, para estar mejor que sólos o para compartir experiencias, sino que se crea para conseguir resultados.

El problema suele venir cuando las personas nos ponemos a trabajar juntas y no contemplamos la productividad como un factor clave, nos centramos en ser creativos, en caernos bien, en liderar, dirigir, en coordinar nuestros esfuerzos, pero ¿qué ocurre con los resultados?

Muy a menudo comparto jornadas de trabajo con líderes de equipos, y estos suelen decirme que encuentran serias dificultades para dirigir a su equipo y ser un poco más exigentes, ya que su equipo se encuentra “saturado”.

Esto es muy común , aunque muchos equipos se encuentran saturados, lo que nos ocurre generalmente se llama victimismo. Si preguntas a la mayor parte de personas que conoces “¿Cuánto trabajo tienes?” te dirán “Voy a tope”. Lo cual no quiere decir que sea verdad. Pero su sensación es así.

Hace poco trabajé con un Ayuntamiento que nos contrató para cambiar su forma de trabajar en equipo y para ser más productivos. Además de esto, decían que necesitaban ampliar un 10% su plantilla, ya que andaban escasos de personal.

En poco tiempo me di cuenta de que su problema no era la falta de personal, sino la falta de productividad ¡En realidad sobraban personas!

Suele ser común que las personas digamos “no podemos más”, “tenemos mucha carga de trabajo”, pero en realidad el problema es falta de métodos que nos hagan más productivos.

Cuando trabajamos juntos hay algunas reglas que nos van a ayudar claramente con nuestra productividad. Comparto contigo los puntos más importantes que habría que tener en cuenta:

Claves para lograr equipos productivos

Objetivos

Orientarse a objetivos es clave para que el equipo avance en la dirección correcta. Los líderes y los equipos tienen que juntarse más a menudo (idealmente un pequeño briefing semanal de 5min y una reunión de 30min mensual) para poner sobre la mesa qué se va a conseguir en esa semana o ese mes.

Normalmente los miembros de un equipo echan en falta claridad de objetivos. Es habitual que esto sea así porque el líder también ve muy difícil lo de ponerse objetivos. En ocasiones ni el mismo líder trabaja orientado a objetivos.

Además, la productividad es un tema que empieza por cada miembro del equipo. Las personas individualmente tienen también que trabajar por objetivos.

Ante la pregunta “¿Cuáles son tus objetivos para hoy?” cualquier persona del equipo tendría que mostrar una lista con sus objetivos para la jornada en la que está involucrado.

Sin esa lista de objetivos para el día (que no hace ni el 5% de los profesionales) el equipo esta literalmente tirando un 20% de productividad a la basura. Ojo, no me refiero a la libreta con tareas interminables, sino a una lista realista de objetivos para hoy.

Comunicación

La comunicación es nuestra forma de interactuar y construir juntos en equipo, sin embargo, se demuestra que la comunicación en los equipos eficientes se reduce a lo necesario y a lo que aporta más valor.

Hablar más de la cuenta es perder el tiempo (para esto ya tenemos el momento del café).

Hacer más ruido del necesario mientras hablamos con alguien y que un tercero escuche nuestra conversación es molestar a los demás y hacer que pierdan el foco.

Utilizar el email inadecuadamente es perder productividad.

Interrumpir a alguien mientras hace su trabajo tendría que pensarse antes de hacerse, ya que cuando sacas a alguien de su concentración le estás robando una gran parte de productividad. ¿Hay que interrumpir? Sí, pero sólo cuando es muy necesario. Si se puede aplazar hasta otro momento, hazlo.

Por otro lado, suele ocurrir en equipos ineficientes que muchas personas muestran comportamientos poco maduros. Lo cual crea conflictos graves y pasa factura a la productividad.

Tecnología

Si no utilizamos todos los avances tecnológicos que por suerte nos rodean para ser más productivos, estaremos perdiendo una gran parte de recursos.

Si el email es todavía nuestra forma de gestionar un proyecto estamos literalmente fuera de la zona de productividad.

Trabajar mediante una plataforma que nos ayude a hacer trabajo colaborativo, a comunicarnos ordenadamente, a guardar información y a desarrollar proyectos es hoy en día imperativo para cualquier equipo decente en cuestiones de productividad.