Seis claves para realizar una reunión eficaz

Aritz Urresti, CEO de goalboxes, experto en Productividad, conferenciante y creador de El Método de Las Cajitas, nos propone píldoras de cambio a través de consejos, pasos, pautas y claves para lograr el equilibrio entre la faceta profesional y la personal . La mayoría de las reuniones que tienen lugar en las empresas resultan ser larguísimas y agotadoras mentalmente para quienes las atienden y, en muchas ocasiones, no conducen a nada en concreto, haciendo que sean una pérdida de tiempo.

Por otro lado, prescindir de todo tipo de reunión tampoco sería la solución. Y un mal uso de ellas podría ser un obstáculo para nuestra productividad. Las reuniones son necesarias para lograr equipos de trabajo coordinados y efectivos.

La comunicación en las empresas resulta fundamental para lograr los resultados esperados y conseguir una organización de éxito. Por ese motivo es fundamental planificar reuniones de trabajo y compartir información con los equipos de la empresa o las personas relacionadas con los objetivos marcados para poder así elaborar un plan de acción entre todos.

Para organizar reuniones de trabajo efectivas es importante tener en cuenta una serie de factores e indicaciones para garantizar su productividad. La clave para lograr una reunión eficaz tiene que ver con estos 6 puntos:

1. Definir el para qué de esa reunión. Preguntarnos para qué la convocamos debe ser nuestro punto de partida y aclarar los puntos importantes. Debemos tener claro que la reunión es un medio para lograr unos objetivos no un fin en sí misma. Una vez hayamos identificado correctamente el para qué, decidiremos cómo la llevaremos a cabo: de forma presencial, por teléfono o videoconferencia. Y elaboraremos una planificación previa.

2. Fijar el objetivo que queremos conseguir. Tiene que ser tangible. Si no hay un objetivo definido, esa reunión se va a dispersar, por eso es importante ir al grano. Resulta esencial definir los objetivos a alcanzar y la situación en la que se encuentra la empresa respecto a ellos.

3. Establecer las metas previas a ese objetivo. Es decir, qué tiene que llevar la gente a esa reunión, lo que se debe hacer para que esa reunión sea lo más eficaz posible.

4. Marcar un orden del día. Es crucial fijar unos puntos a tratar y un tiempo concreto para cada asunto. Las reuniones deben empezar a la hora acordada y concluir a la hora prevista. Repartir las intervenciones y respetar los tiempos, de acuerdo con el orden del día previo y el reparto de tiempos establecido. La puntualidad, y el control de tiempos de las intervenciones son clave para que una reunión resulte eficaz.

5. Extraer las acciones a realizar. Qué personas las llevarán a cabo y el tiempo que se destinará a cada una de ellas.

6. Por último, se realizará un seguimiento. Muchas veces las personas salen de una misma reunión con interpretaciones completamente diferentes de lo allí tratado. Para evitar esto, se puede, por ejemplo, enviar una nota a los asistentes destacando las decisiones acordadas. Si damos una orden, ponemos en práctica unas acciones de mejora y no hacemos un seguimiento, esa reunión carecerá de sentido.

Aunque muchas veces las reuniones puedan resultar tediosas y eternas son necesarias para el correcto funcionamiento de una empresa y ayudan a conocer mejor a cada uno de los trabajadores, sus puntos fuertes y débiles…Su eficacia, por tanto, dependerá de la forma en que se organicen, se lleven a cabo y se midan posteriormente.