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La consultora especializada en la mejora continua para el crecimiento sostenible de las empresas, Kaizen Institute, recomienda tener en cuenta seis pautas clave para teletrabajar de forma eficiente y mantener la productividad en situación de confinamiento.
Compromiso
En primer lugar, Kaizen Institute destaca la importancia de no perder el engage con el equipo. Para conseguirlo, recomienda mantener el contacto con los compañeros por distintas vías, no solo a través del mail, ya que, según los datos de la consultora, el 80% de la información que obtenemos en una conversación es gracias a la comunicación no verbal. Por eso, Kaizen Institute aconseja organizar frecuentemente reuniones telemáticas en las que los participantes enciendan su webcam y puedan verse los unos a los otros. Esto favorecerá el entendimiento, la comunicación será más cercana y estará enriquecida con matices no verbales como el tono del habla, la postura, los gestos y la expresión.
Preparación de las reuniones
Según expertos de la consultora, las reuniones suelen ocupar un 20% de la jornada laboral y al realizarse mediante equipos remotos ese porcentaje podría llegar a duplicarse. Definir claramente la agenda con los temas a tratar y los objetivos que se esperan alcanzar y difundirlo entre los convocados es fundamental para que la reunión sea fluida.
Compartir visualmente
Desde Kaizen Institute destacan la importancia de no perder el contacto visual mientras se trabaja en remoto. Por eso, además de mantener encendida la cámara durante la reunión, proponen utilizar paneles interactivos o gestores de tareas, como Tello o Asana, para ir anotando las distintas tareas que vayan surgiendo a lo largo de la reunión y asignando un responsable y un tiempo de realización.
Seguimiento
Después de cada reunión debe realizarse el seguimiento de cada una de las tareas que se han ido asignando. Esto ayuda al equipo a trabajar de forma coordinada y garantiza que se llevarán a cabo en el plazo establecido, priorizando las más relevantes y urgentes.
Foco
Trabajar desde casa conlleva una mayor dificultad de concentración y, en consecuencia, enfocarse en las tareas prioritarias resulta complicado. Por eso, otra de las claves que propone la consultora en esta misma línea es plasmar un plan de tareas diario en un soporte físico y dejarlo a la vista. Esto facilita la organización de la jornada, permite cumplir con los tiempos de entrega y ayuda a priorizar sus tareas, evitando el multitasking.
Smart Places
Es fundamental cuidar la zona que se utilizará para teletrabajar, ya que está comprobado que el espacio influye en el bienestar, la actitud y el estado de ánimo de las personas. Un entorno de trabajo organizado y pulcro será positivo para el trabajador y se verá reflejado en su trabajo. Además, para favorecer la concentración, Kaizen Institute recomienda no trabajar en el mismo lugar de la casa dedicado al descanso y al ocio.
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