El programa de protocolo y su información

El programa es el documento fundamental de trabajo para el profesional del protocolo, es el guión del evento en donde se incluye la información detallada del desarrollo de los actos y del papel a desarrollar por los diferentes actores del mismo: anfitrión, invitado de honor, autoridades, etc.

El programa completo está conformado por los siguientes elementos principales: cronograma, anexos, planimetría, notas de protocolo, invitaciones, documentación varia y grafismo.

El cronograma es el desarrollo pautado del acto. La información que aporta el cronograma se presenta de manera detallada. Los datos concretos sobre los que informa son el horario, las acciones que se van a desarrollar, quiénes van a participar en ellas y en dónde.

Los anexos aportan la información adicional de los puntos del cronograma que sean necesarios ampliar para el organizador del evento. Puede ser, por ejemplo, el menú que se va a servir en un determinado acto.

La planimetría es la información visual, por ejemplo, planos o croquis, que ayuda a la comprensión y ejecución del acto. En este capítulo se puede incluir, por ejemplo, el plano del recinto donde se va a celebrar el acto o el croquis del escenario.

Las notas de protocolo hacen referencia a la información de interés para los invitados. Por ejemplo, si se requiere una vestimenta concreta, si se le asigna un asiento, etc. Las invitaciones se diseñarán y organizarán atendiendo a la lista de invitados.

El programa de protocolo también podrá ofrecer documentación adicional. Por ejemplo, si se trata de eventos con ediciones anteriores, se puede recoger un resumen sobre lo acontecido. A su vez, también puede incluir información gráfica sobre diferentes elementos constitutivos y conformadores de las acciones que va a acoger el evento. Podemos citar el diseño de la invitación o de la señalética del acto.