Cinco claves para transformar tu oficina convencional en virtual

El verano nos trae sol, playa, montaña, horarios intensivos, vacaciones, niños sin colegio… Un buen número de variables que terminan afectando al correcto funcionamiento de una pyme y al rendimiento de sus empleados, con un posible descenso de la rentabilidad o la posible pérdida de clientes. En aquellos casos en los que el trabajo se gestiona desde una oficina física, existen soluciones que permiten impulsar la movilidad de los recursos humanos de una empresa y llevar todo nuestro material de trabajo allá donde vayamos en cualquier dispositivo capaz de conectarse a internet, dando un salto a la oficina virtual.

La nueva forma de trabajar o modelo de negocio en la nube prospera y puede extenderse en el tiempo a cualquier época del año, mejorando la capacidad de respuesta al cliente, recurriendo a herramientas para fomentar los puestos de trabajo virtuales adaptados a las necesidades de rendimiento, flexibilidad y seguridad de cada empleado, impulsando la conciliación entre los miembros del equipo de una compañía y consiguiendo que ésta se traslade al plano digital.

Netelip ha elaborado un listado con cinco claves decisivas para guiar a las empresas a fomentar este cambio positivo y adaptarse a la nueva era digital transformado la oficina convencional en oficina virtual:

1.- Configurar una Centralita Virtual

Una herramienta eficaz para estar siempre localizable para nuestros clientes y ofrecerles la mejor atención. A diferencia de las centralitas habituales, esta versión virtual no necesita de grandes desembolsos en infraestructuras y mantenimiento, ya que está alojada en la nube, y ofrece las mismas posibilidades a un coste menor. Además, dará a nuestra empresa una imagenmucho más profesional, gracias a las funcionalidades que pueden manejarse a través de ella: recepcionista 24hr, opciones de marcado, locuciones de bienvenida, música en espera, videoconferencias, etc.

2.- Trabajar desde tu oficina virtual alojada en la nube

Es más productivo que la oficina vaya con nosotros a que nosotros tengamos que ir siempre a la oficina. Este tipo de sistemas no sólo nos permite disponer de nuestros archivos, datos y demás documentos de trabajo en todo momento; modificarlos, actualizarlos o compartirlos con nuestro equipo de forma inmediata para que el trabajo en común fluya a velocidad crucero aunque no estemos físicamente juntos.

Por eso resulta crucial trabajar a través de una oficina virtual, un servicio con el que podemos gestionar y compartir de forma segura todos nuestros ficheros estemos donde estemos, y siempre que tengamos conexión a internet.

3.- Ahorra en equipos de trabajo

Todavía hay quien lleva en sus bolsillos un teléfono de empresa que le acompaña junto al personal para atender los asuntos de negocios. O compañías que invierten grandes sumas en servidores, y en equipos informáticos de mesa y portátiles que no siempre se amortizan. Sin embargo, el número de dispositivos de una empresa se podría reducir sustancialmente con soluciones de cloud computing. Nos permiten optar por servicios de almacenamiento en la nube, planes de llamadas de bajo coste y varias numeraciones telefónicas aunadas en un mismo dispositivo telefónico, entre otras ventajas.

4.-Numeración virtual para salir al extranjero

En destino nacional o internacional, los empresarios, profesionales y directivos suelen necesitar conectarse en algún momento del periodo vacacional. Por otra parte, no son pocas las pymes y micropymes que extienden su negocio a países extranjeros. Motivos más que razonables para adquirir números virtuales con numeración internacional. De esta manera, conseguimos estar disponibles para los clientes y proveedores que tenemos fuera de las fronteras españolas, y les ofrecemos una mayor cercanía a bajo coste.

5.- Sólo pagar por lo que se usa

El desembolso que muchas empresas tienen que realizar para cubrir los ‘por si acaso’ del verano no suelen ser muy elevados a nivel individual, pero la suma de todos ellos termina convirtiéndose en un gasto importante que, en la mayoría de las ocasiones, no se amortiza. Sin embargo, si se trabaja en la nube sólo se paga por el espacio que se utiliza (de almacenamiento virtual) y los servicios a los que se accede de forma rápida (casi siempre instantánea) y sencilla, a golpe de click, sin intermediarios que demoren su activación.