5 tips para gestionar una pyme -en clave digital- durante las vacaciones

Las vacaciones son un período para “desconectar” si, a la vuelta, las pymes quieren aprovechar el último tramo del año para garantizar el cumplimiento de sus objetivos. Más aún, si hablamos de empresas cuya actividad comercial se ve incrementada estacionalmente durante este cuatrimestre. Los sistemas de gestión de recursos empresariales, más aún, los que operan en modo cloud, permiten acceder a la información que almacenan y operar sobre la misma, en remoto.

Pero, el acceso en remoto no es la única ventaja de operar en modo cloud durante las vacaciones. Entendiendo que debe ser un período de “desconexión” más mental, que tecnológica, la gestión de una pyme durante las ausencias es estratégica si queremos que la organización mantenga el nivel de exigencia que requiere el mercado.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales para pymes facilitan la gestión operativa, funcional y estratégica de este tipo de organizaciones. Pero, también deben garantizar que, durante los períodos vacacionales, los recursos siguen distribuyéndose y organizándose de manera correcta.

Isabel Pomar, CEO de Datisa dice que “gestionar durante las vacaciones es más complicado que hacerlo durante el resto del año, ya que, a la ausencia de profesionales en la empresa se suma a la necesidad de seguir proporcionando el mismo nivel de servicio y calidad que siempre. Sin embargo, aquellas empresas que gestionan sus recursos a través de un aplicativo ERP responden en positivo ante esta situación al contar con las herramientas necesarias para acceder a la información que necesitan, cuando y donde la precisan”.

Desde Datisa se destacan 5 claves para impulsar un management eficiente durante los meses de verano, y también, durante otros períodos vacacionales de directivos, responsables o colaboradores en los que las áreas financieras, comerciales o administrativas pueden verse mermadas de recursos:

1. Asumir la tecnología como parte del día a día en la gestión de la empresa. No sirve de nada recurrir a determinadas soluciones -de emergencia- para cubrir el vacío que pueda producirse durante las vacaciones. La tecnología es ya protagonista en los procesos clave y, también, en los menos estratégicos, de cualquier organización. Por lo tanto, si programamos con suficiente antelación, la tecnología será nuestra aliada, también durante las vacaciones.

2. Saber delegar en otros. Es algo que tanto los directivos o responsables de área, como el resto de los colaboradores que forman parte de la compañía, deben aprender. Todos, debemos tener un “alter ego”, alguien en quién poder confiar aspectos o tareas que estén programadas para su ejecución en nuestra ausencia. En este caso, la tecnología también ayuda al automatizar, prácticamente todos los procesos y al incluir alertas a modo recordatorio para evitar que se nos pasen por alto, tareas o fechas importantes.

3. Acceder fácilmente a la información. Está claro que descansar implica también “desconectar” mentalmente de la rutina del día a día. Sin embargo, esa desconexión mental no tiene porqué implicar una desconexión real, efectiva. Es decir, que poder acceder a la información relevante o a datos concretos en cualquier momento, aporta la tranquilidad necesaria para disfrutar del descanso, sabiendo que la tecnología disponible permitirá acceder cuándo y desde dónde se quiera a la información necesaria para tomar -si procede- cualquier decisión estratégica.

4. Disponer de herramientas para el análisis y el control. A veces, alejarse del día a día, de la actividad ordinaria permite tomarse el tiempo preciso para analizar los resultados obtenidos durante el año, o, simplemente, dibujar una imagen de la compañía durante períodos concretos. En este caso, las soluciones ERP facilitan la realización de informes, estadísticas, historiales y reportes de carácter financiero, comercial, de producción, etc. para agilizar las labores de análisis y control que, a su vez, ponen a los responsables de la organización, en una mejor disposición para conocer, no solo, la situación real, sino las causas que han podido provocar dicha situación -positiva o negativa- y actuar en consecuencia.

5. Intercambiar y compartir. Aunque estemos de vacaciones el mundo no se detiene. Ni la empresa, ni la competencia, ni los negocios. Por eso, es importante, al menos, disponer de los recursos suficientes como para poder intercambiar y compartir información siempre que sea necesario. Es decir, por un lado, la conexión a la Red y, por otro, los dispositivos móviles adecuados, ya sean smartphones, Tablet o portátiles. En la era de la digitalización, saber que podremos intercambiar información en un momento concreto, aún estando a miles de kilómetros de la oficina o del Datacenter en el que se alojan nuestros datos, nos da la tranquilidad necesaria para poder descansar sin sobresaltos, durante las vacaciones.