Productividad en una oficina ¿es posible?

La palabra “productividad” es muy joven dentro de nuestras empresas. Podríamos remontarnos a la revolución industrial para hablar de ella en serio dentro de un entorno de trabajo basado en operaciones mecánicas y en línea. Decenas de métodos se han creado para hacer que cualquier entorno industrializado sea más eficiente y por lo tanto rentable. Pero ¿es posible la productividad en una oficina?

¡Buenos días! ¿Cómo estás? Yo voy para Madrid en el AVE de los madrugadores (6:30am) para estar con una empresa formada por unas 500 personas en un programa de desarrollo de líderes que estamos llevando a cabo. Hoy, entre otros temas clave, hablaré de productividad.

La palabra no sólo es nueva cuando hablamos de entornos de oficinas, sino que, en el 95% de los casos es inexistente. De alguna forma estos entornos se han creído apartados de la línea de producción, sentido de alguna forma privilegiados y muchas personas han olvidado de que el negocio depende de su capacidad de organizarse, planificar, priorizar, ejecutar…

Trabajamos en entornos de trabajo en los cuales se habla de indicadores de todo tipo, excepto de la productividad de los trabajadores de cuello blanco.

La productividad en una oficina no sólo es posible, sino que es imperativa para encarar el futuro. Cada persona que mira una pantalla y utiliza un teclado, que tiene algunas reuniones y conversaciones durante el día, depende de su productividad para lograr resultados. O ejecuta las tareas más relevantes e importantes, o prioriza y se organiza, o planifica y se compromete con las acciones o su empresa pagará las consecuencias.

• Centrarte en temas más importantes.
• Producir entre 2 y 3 veces más resultados que una persona normal.
• Innovar más.
• Irrumpir en ciertos temas con fuerza y conseguir resultados excelentes.

Hay quien dice “ya, pero yo no pierdo el tiempo”. De hecho, es imposible perder el tiempo, el tiempo nunca se pierde, es imposible, simplemente pasa. Pero puede que te pases toda tu vida haciendo cosas irrelevantes o puedes centrarte en lo esencial y lo que aporta más valor..

En un entorno de oficina hay algunas cosas que recomiendo encarecidamente tener en cuenta para ser más productivos:

7 CLAVES DE LA OFICINA PRODUCTIVA

1. Big picture

Cualquier equipo y profesional tendría que ser capaz de apartarse de los árboles para poder ver el bosque, esto implica utilizar algún lugar para que todo se pueda ver con claridad. Cuáles son los proyectos a largo plazo, medio y corto, qué es urgente y qué no, qué implicaciones tiene cada tarea. Por lo que acabas de leer te habrás dado cuenta de que pocos profesionales tienen (más allá de en su cabeza) esa mirada de la big picture. Más bien trabajan haciendo esta semana lo que tenían que haber hecho la pasada, y quizás anticipan algo lo que hay que hacer la siguiente.

2. Espacios libres de interrupciones

¿Has ido alguna vez antes de que abra tu oficina a trabajar para poder trabajar? O ¿Te has quedado hasta más tarde porque de esta forma podías sacar el trabajo adelante ya que no queda nadie en la oficina? Bienvenido, yo también lo hice durante años. Pero es un error.

Interrumpirnos menos, negociar las interrupciones, tener menos conversaciones en voz alta, considerar el espacio de trabajo un santuario sagrado es clave para la productividad.

3. Plataformas colaborativas vs email

El email es lamentable para poder trabajar en equipo y en proyectos. Es un cajón sin fondo en el que todo cabe y con el que es difícil hacer seguimiento y control. Cambiar el uso del email por otro tipo de plataformas para la gestión de la comunicación y tareas de un equipo es necesario.

4. Reuniones

En las oficinas productivas también hay reuniones, pero estas no son lugares con cómodos sillones en los que nos sentamos a “reinventar la rueda” y a “dar nuestra opinión sobre todo lo que se menea”. El 95% de las reuniones son operativas y directas. No hay nada peor que sentarse después de comer en un cómodo sillón y que te propongan un tema para hablar, hablar y hablar sin conseguir nada útil a cambio.

Buenas prácticas: Reuniones de 5´, 15´o 30´ como máximo, de pie, con un reloj sobre la mesa.

5. Comerse el sapo, siempre.

Comerse el sapo implica comenzar cada día por lo más difícil, lo que no te apetece hacer, ese proyecto que estás posponiendo, esa tarea que tanto procrastinas… Pocas personas se ponen con esta tarea.

Esta semana estuve con una empresa con unos 130 empleados en la que todo lo importante ¡se estaba procrastinando! Estaban gestionando el presente, lo que es un peligro demasiado grande. Es evidente que no se comían el sapo.

6. Empezar el día con las horas mágicas

Las primeras horas del día (3 horas aproximadamente) son mágicas para la productividad. Más concentración y energía. En estas horas habría que tener cero reuniones (quizás una de 5´o 15´) y cada persona tendría que centrarse en sus temas más importantes y estratégicos, los que más suele procrastinar.

7. Formación

Teniendo en cuenta de dónde venimos, es importante que tomemos conciencia de que por lo general, los equipos no están formados en cómo ser más productivos. Las personas con toda su buena voluntad van a trabajar, pero sólo un 2% son excelentes con sus resultados y muy productivos. ¿Qué pasaría si una empresa consiguiera que sus colaboradores estuvieran la mayoría dentro de ese 2%?

Cambiar implica aprender y para esto es importante formarse. Cuando hablamos de productividad los resultados de cualquier programa de desarrollo que llevamos a cabo se van directamente a la cuenta de resultados.

Espero que hayas disfrutado de este artículo. Tienes más opciones para formarte conmigo en estos temas. Realizar el programa presencial que haremos en el primer trimestre para ayudarte a gestionar el tiempo, o inscribirte ya en “Gestiona tu tiempo y aumenta tus resultados” en formato online, ayer una empresa de Barcelona inscribió a 32 personas que trabajan en un entorno de oficina ya que querían aumentar su eficiencia y sabían que lo podían hacer mucho mejor. En todos los casos te será de ayuda, cuenta con nosotros para lo que necesites.