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Con independencia de que hablemos de un restaurante de alta cocina, una casa de comidas o un establecimiento de fast food, implementar un sistema de gestión inteligente que apoye su operativa en un ERP adaptado a sus requerimientos será clave para el crecimiento del negocio. Aunque todavía hay algunos establecimientos que piensan en la implementación de un software de gestión de recursos empresariales como una inversión evitable, lo cierto es que, la mayoría de los gerentes apuestan ya, por este tipo de soluciones para optimizar la rentabilidad de su negocio.
Para seleccionar el ERP más eficiente para gestionar con eficiencia un establecimiento de restauración, proporcionamos cuatro claves sobre las que argumentar la decisión:
Valorar funcionalidades y ventajas. Es importante valorar si las funcionalidades que proporciona el software responden a las necesidades de gestión que plantea el restaurante. Pero, además de la cobertura funcional, será interesante analizar cuál es ese plus de beneficio que aporta el sistema a los procesos y funciones operativas y estratégicas del negocio. Si permite agilizar y automatizar procesos, si facilita la colaboración entre sala y cocina, si aporta información analítica de contraste para evaluar y minimizar los costes, si ayuda a optimizar el presente y planificar el futuro, y, si, en definitiva, impacta directa o indirectamente en la satisfacción del cliente, el sistema evaluado deberá estar entre los candidatos.
En este sentido, hay que definir, claramente, qué funciones son las que se requiere del software bien para optimizar el inventario, bien para obtener estadísticas y datos de punto de venta, bien para agilizar la facturación o la gestión del back office, etc. La mayoría de las soluciones de gestión para restaurantes son aplicativos modulares que permiten ajustarse a las necesidades de cualquier restaurante. Pero, en todo caso, antes será recomendable revisar y evaluar los módulos que componen el ERP para decidir cuál de ellos implementar y si se puede integrar con otras soluciones complementarias.
Solicitar una demo. La mayoría de los proveedores del mercado tiene claras cuáles son las necesidades de gestión “estándar” de un restaurante. Sin embargo, la solución debe adaptarse a otros requerimientos, más allá de los funcionales, que pueden marcar la diferencia entre unos aplicativos y otros: procesos de implementación cortos, facilidad de uso, servicios de valor adicionales, etc. por eso siempre es recomendable solicitar una demo.
Probar la solución permite también probar también al proveedor. Es decir, proporciona un acercamiento mayor al conocimiento que tiene el proveedor de la tecnología y del entorno de la restauración. Y eso también proporcionará los niveles de confianza óptimos como para apostar por un socio tecnológico u otro.
Comparar todas las funcionalidades. Aunque, aparentemente la mayoría de los sistemas sean muy parecidos, lo cierto es que las diferencias, incluso las pequeñas diferencias pueden ser determinantes. De hecho, solo algunas de las referencias que encontramos en el mercado pueden ser, de verdad, aptas para todo tipo de restaurantes. Algunos aplicativos operan mejor en establecimientos de comida rápida, mientras que otros aplican con más eficiencia en restaurantes cinco estrellas. Sin embargo, un detalle que se debe tener muy en cuenta es que, el ERP no solo debe solventar los requerimientos específicos del restaurante, sino que debe agilizar también otros aspectos, más generalistas. Detalles de gestión interna que son iguales con independencia del tipo de negocio del que hablemos.
En todo caso, un buen consejo es decantarse por un software que incluya todas las características que son esenciales para que el restaurante comience a operar con las opciones que el sistema tiene disponibles. Y, por supuesto, por un sistema modular, que permita ir integrando nuevas funcionalidades según se vayan necesitando.
Asegurar garantía y soporte. Una vez que tengamos claras las funcionalidades, las ventajas, la seguridad y la facilidad de uso, es importante poner el foco en la garantía y en los servicios adicionales que proporciona el sistema, ya sea, formación, asistencia técnica, soporte, etc. En este sentido, son importantes los tiempos, además de las diferentes coberturas que incluyan los servicios. Atención personalizada y en tiempo real son dos elementos que deben primar en la toma de decisiones.
En definitiva, elegir un software para gestionar un restaurante es una tarea “de alto riesgo” ya que, además de tener controladas las funcionalidades, los servicios o las garantías de seguridad, es importante elegir una opción de software en la que todos los costes estén perfectamente identificados. La transparencia en la gestión de los gastos es estratégica para evitar quedar atrapados en esos gastos ocultos, costes auxiliares que pueden hacer que pagues por aquello que no necesitas. Un establecimiento será más escalable, transparente y rentable si se da con la opción de software correcta. Por eso es tan importante acertar en el proceso de selección.
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