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Los documentos propios del protocolo | |||
| Son las cartas, manuales, minutas, saludas, tarjetas y tarjetones | |||
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Los documentos propios de protocolo son los siguientes: cartas, manuales, minutas, saludas, tarjetas y tarjetones. Las características principales de estos documentos son la sobriedad y la concisión, y a la vez ofrecer toda la información necesaria para el destinatario. La carta La finalidad de la carta es anunciar a una persona que se le invita a un acto, por lo tanto, los datos aportados deben ser claros. Además, hay que tener en cuenta en su redacción el tratamiento que le corresponda al receptor de la misiva. Los aspectos generales de la carta son el saludo, la despedida y la firma. El saludo, al igual que la despedida, debe ser personalizado y empleando fórmulas de respeto, como pude ser «Estimado Sr. X» y «Reciba un cordial saludo». La firma de la carta corresponde a la persona que invita y debajo de la misma debe aparecer el nombre completo y el cargo. El manual Los manuales de ceremonial y de protocolo recogen los aspectos ceremoniales y protocolarios que afectan a la vida de la organización, así como su ordenación, clasificación y sistematización. La información a recopilar hace referencia a las soluciones concretas a aplicar a cualquier circunstancia que pueda plantearse en la vida relacional de la organización a efectos ceremoniales o protocolarios. La minuta El objetivo de la minuta es informar a los comensales de la comida y bebida que se va a servir en una comida. En este tipo de escrito los términos a usar deben ser los exactos para evitar incurrir en engaño. El saluda El saluda en la comunicación institucional tiene varias finalidades como agradecer una invitación u obsequio, felicitar o informar de una reunión. En este documento la palabra «saluda» se escribirá debajo del emisor y no llevará rúbrica. La tarjeta La tarjeta que más se usa en las relaciones institucionales es la de visita. La información que ofrece es el nombre y apellidos de la persona, cargo o profesión y datos de contacto. El tarjetón El objetivo del tarjetón es anunciar e invitar a un acto solemne. Por lo tanto, en él debe constar los datos necesarios del mismo, como lugar, día y hora. En el extremo inferior del tarjetón pueden colocarse, si es preciso, diferente información como «s.r.c.» (se ruega confirmación), teléfonos de contacto y «etiqueta». Es necesario tener en cuenta que si se indica en este documento el nombre de la persona que invita, este no llevará el tratamiento que le pueda corresponder. Por el contrario, si se escribirá el de la persona a quien va dirigida la invitación. |
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