Cómo sacar el mejor rendimiento a un proyecto en cinco pasos

Toda empresa tiene proyectos que sacar adelante para cumplir con los objetivos empresariales. Se pueden hacer de una forma u otra, pero siguiendo estos pasos el proceso se puede optimizar más de lo que se piensa.

Cualquier negocio tiene como objetivo establecer una rentabilidad económica lo más alta posible. Para ello se crean distintas iniciativas y proyectos buscando la forma de que eso ocurra. A pesar de que dichos proyectos casi siempre sean parecidos a los que se han ido llevado a cabo, con el paso del tiempo las técnicas para lograrlo cambian.

En algunas ocasiones son más beneficiosas ya que, por ejemplo, la tecnología puede ayudar mucho dependiendo del proceso, pero en otras puede ser más complicado para negocios ya establecidos ya que la competencia crece y las formas de trabajar se automatizan mucho más que hace una década.

Ya sea un negocio o un autónomo, la evolución debería ser una constante así como la adaptación, y aunque las técnicas sobre el papel no varían, su ejecución sí. Es por ello que te hemos querido preparar esta lista con las 5 etapas que debes de seguir para que tu proyecto sea un éxito.

5 etapas para hacer un proyecto de éxito

Estudiar

El estudio de mercado es algo importante para empezar. Puede que se piense que esto es algo que ya está hecho porque se trabajó en una empresa consolidada e, incluso, porque es la mejor de un sector determinado. Error. Estudiar el mercado es algo que nunca hay que acabar de hacer por distintos motivos:

● Las empresas evolucionan.

● La forma de trabajar cambia.

● Los medios se optimizan.

● La demanda cambia.

Puede que hace 5 años utilizar Facebook para promocionar un producto perfecto para las oficinas, como por ejemplo un ordenador de sobremesa, fuese la mejor forma para promocionar ese tipo de artículos. Si se hace lo mismo hoy utilizando el mismo presupuesto posiblemente el impacto y las ventas bajen notablemente. ¿Por qué? Porque quizá hoy si se quiere promocionar algo relacionado para una oficina tenga que ser muy específico debido al trabajo híbrido, y se querrá tener más presencia en LinkedIN que en Facebook porque se tiene un público objetivo más segmentado.

Son pequeños detalles para expresar que el estudio de mercado es algo que no puede acabar en un mundo en el que las tendencias y la forma de trabajar cambian casi cada año. 

Planear

El segundo paso, tras haber estudiado el mercado y a la competencia, es planear qué es lo que se va a hacer y cómo. Para ello crear una línea del tiempo online es una buena idea por varias razones:

● Te permite ver todo en un solo lugar desde donde quieras.

● Es fácilmente modificable en caso de tener que hacer cambios.

● Se puede etiquetar a la gente del equipo para que estén alerta.

● Permite ver los deadlines con más claridad. 

Ya sea un diagrama de Gantt o una simple línea del tiempo, en esta planificación se deben recoger las ideas de los distintos miembros del equipo que van a ser partícipe en ellas. De tal forma que se elaborarán acciones más realistas porque ellos mismos serán quienes las aconsejen. Un error muy común en la actualidad es seguir planificando sin tener el input de los propios trabajadores, lo cual puede dar lugar a objetivos poco realistas y a una carga de trabajo mucho más elevada de lo que los empleados se pueden permitir.

Se deben de incluir en la sesión de lluvia de ideas porque aunque no tengan la última palabra, siempre es necesario saber qué opinan para tener una planificación de 10.

Ejecutar

La ejecución es posiblemente lo que menos cambia de las 5 etapas. Una vez planificado todo simplemente hay que seguir las directrices establecidas para llegar al objetivo común, lo que sí se puede hacer nuevo en este apartado es optimizar los procesos.

Utilizar herramientas es una buena idea para llevar a cabo diferentes acciones. También hay que plantear nuevas formas de llevar a cabo esa planificación, por ejemplo, si se quiere planear hacer una campaña de comunicación por newsletter, quizá es una buena idea tener una herramienta que te pueda ayudar a ello en vez que tener que hacerlo de forma manual.

Este tipo de pequeñas cosas, aunque cuesten dinero, hay veces que merecen la pena porque a la larga se sale ganando en tiempo para los trabajadores y en su bienestar. Hay muchas formas de automatizar procesos en todas las industrias y en todos los equipos, mira qué herramienta puede venir bien a tu equipo y no tengas miedo de utilizarla.

Maniobrar

Por más que se planifique y se pierdan días, e incluso semanas, en ello pueden surgir cambios inesperados que puedan derivar en una toma de decisiones alternativa a lo inicialmente esperado. Un error del pasado es que aunque esto pase, hay que seguir hasta el final porque puede ser algo pasajero con fecha de caducidad.

Algo que hemos aprendido en los últimos años es que hay que saber maniobrar a tiempo ante acontecimientos imprevistos para poder alcanzar los mejores resultados. Pero esto no puede ser simplemente cambios malos que afecten al negocio y, por tanto, a la iniciativa. Sino que pueden ser cambios positivos, sino que se lo digan a Microsoft, que ayudan a optimizar la forma de hacer los procesos.

 Hay que estar atento a lo que ocurre a nuestro alrededor para, en caso de que ocurran este tipo de cosas, hacer lo posible para intentar utilizarlas para nuestro beneficio pero, por supuesto, con cuidado y conociendo sus límites.

Aprender

El proyecto acaba cuando se ha hecho una retrospectiva para saber qué funcionó y qué no. Esto es un aprendizaje continuo en busca de la optimización para ir desarrollando las actividades de forma más eficiente y así incrementar la productividad de los equipos de cara al futuro.

Es un paso esencial que pocas veces se lleva a cabo y que diversos estudios han revelado de sus beneficios. Se puede realizar en una sesión de lluvia de ideas de no más de una hora y que puede traer una serie importante de insights que pueden ser utilizados para esta optimización.

Con estas cinco etapas, puede que los proyectos no sean un éxito rotundo pero sin duda ayudarán a que su ejecución sea más efectiva que si se saltan algunos de dichos pasos. Adáptalo a tu industria y trabaja en ello de forma conjunta con tu equipo para ser más propenso a alcanzar los objetivos deseados por la empresa.