¿Excel para hacer cuadrantes de turnos? No hay que hacerlo

La planificación de turnos es una tarea clave en empresas que operan con horarios rotativos. Muchas organizaciones siguen utilizando Excel para hacer sus cuadrantes, ya que permite personalizar las tablas y gestionar la asignación de turnos de manera flexible. Sin embargo, a medida que las plantillas de trabajo crecen y las necesidades operativas se vuelven más complejas, este método puede convertirse en una fuente de errores y pérdida de tiempo. Excel parecer servir para todo, pero no lo es.

Limitaciones de Excel:

Si bien Excel ofrece una solución básica para la gestión de turnos, presenta importantes limitaciones en la planificación de personas, como es evidente. No obstante, la plantificación de cuadrantes, en muchas empresas, ha caído en el olvido o ha recaído sobre los responsables de sus áreas y no se ha prestado atención a su relevancia e impacto dentro de la empresa. Estas limitaciones surgen desde múltiples prismas y áreas a gestionar con nuestro cuadrante.

Empleados

Altas, bajas, modificación, sustitutos, correturnos, traspasar turnos, entre otros.

Gestión de históricos, cambios de turnos e intercambios de compañeros.

Acceso del empleado a sus cuadrantes, histórico de cambios, horas realizadas, horas extra, turnos en festivos…

Planificación

Generación y aplicación de patrones de turnos rotativos de forma anual sobre el calendario laboral.

Aplicación de patrones y rotaciones

Cumplimiento de convenio laboral o pacto (horas anuales, descansos entre turnos, días consecutivos de trabajo, etc.. )

Asignación de patrones y traspaso de turnos a sustitutos y empleados nuevos

Gestión de habilidades

Definición de demandas de personal para analizar la cobertura de personas para cubrir el servicio.

Gestión y relación con RRHH

Integración con vacaciones y control horario

Control total de horas trabajadas, festivos, extras, bolsas de horas personalizadas, bolsas de horas para festivos, compensaciones de horas en turnos u horas sueltas

Portal del empleado integrado con el cuadrante para el acceso al cuadrante, cuadrante de compañeros, vacaciones…

Gestión del absentismo integrada con el cuadrante, algo que es crítico para el planificador.

Integración con RRHH para la nómina, alta y baja de empleados, reporte de horas, conceptos variables mensuales...

Alternativa al Excel con PGPlanning

Para las empresas que buscan una planificación y gestión completa de turnos y horarios, herramientas como PGPlanning representan una solución integral. Su sistema permite generar cuadrantes, garantizando una distribución equitativa de los turnos y reduciendo la carga administrativa del planificador.

El uso del software da respuesta a todas las limitaciones antes descritas de la hoja de cálculo, en la que no es viable ni posible hacer la gestión que hoy día precisa un jefe de equipo o área para gestionar su equipo/s de trabajo. Otras ventajas no asociadas a una funcionalidad concreta son:

Independencia de la persona que actualmente planifica en su Excel.

Reducción del tiempo dedicado a toda la gestión diaria que se precisa.

Integración con otras herramientas el entorno corporativo.

Cumplimiento normativo

Otro aspecto clave en la gestión de turnos es el cumplimiento de la legislación laboral. Un software especializado como PGPlanning permite registrar la jornada de manera precisa y cumplir con los requisitos legales sin necesidad de hojas de cálculo complejas.

Adoptar una herramienta digital no solo mejora la organización interna, sino que también permite a los equipos de RRHH. centrarse en tareas estratégicas en lugar de procesos repetitivos.

De Excel al software de planificación: un paso clave y necesario

Si bien Excel ha sido durante años una opción extendida, las empresas precisan optimizar su planificación y gestión de turnos hacia soluciones tecnológicas que ofrecen mayor precisión y eficiencia. La digitalización de estos procesos es una inversión que se traduce en ahorro de tiempo, reducción de errores y mejor planificación operativa.

Optar por herramientas avanzadas es la clave para mejorar la gestión del personal y garantizar una planificación de turnos adaptada a las necesidades reales de la empresa.