La celebración de eventos digitales permite ahorrar hasta mil euros por participante a las grandes empresas

La tecnología, la innovación y la digitalización tienen cada vez más protagonismo a la hora de mejorar la rentabilidad de las organizaciones, así como la productividad y satisfacción de los empleados. Casi dos años después de la irrupción de la pandemia, una conclusión que se puede extraer en firme es que aquellas empresas que han apostado por la digitalización no solo han dado un paso al frente en lo que a eficiencia respecta, sino que han ahorrado muchos costes con la celebración de eventos de carácter digital.

“Tras más de 500 eventos en España durante los últimos 20 meses, y con una experiencia de más de 15 años en eventos presenciales, un estudio interno de MCI indica que un macro evento virtual con, por ejemplo, más de 20.000 participantes puede costar entre 5 y 15 euros por participante, dependiendo de la calidad y el formato del evento, mientras que, una reunión internacional presencial con vuelo y alojamiento podría costar entre 750 y 1.000 euros”, afirma Rudolf Rannegger, director general adjunto de MCI Spain & Portugal.

Ventajas de los eventos digitales

Ya en los primeros meses de la “nueva realidad” pandémica, en octubre de 2020, MCI Spain & Portugal señalaban en un estudio propio que, un 83% de las compañías estudiadas consideraba al ahorro de costes como una de las principales ventajas de los eventos virtuales, así como el incremento de la audiencia potencial (68%) y facilidad de acceso para el participante (47%).

Dos años después, y con mucha más experiencia en este tipo de actos a sus espaldas, las empresas ven el evento digital como una herramienta muy potente especialmente para los encuentros internos con empleados y partners.

Rannegger asegura que los eventos digitales son “especialmente relevantes” para las grandes empresas que cuentan con más de 10.000 empleados. “Estas multinacionales nunca habían podido imaginar reunir a toda su plantilla en un evento, porque era logística y económicamente imposible, pero con los eventos digitales pueden unir de forma creativa a toda la plantilla, al mismo tiempo que reducen el coste del encuentro”.

Diferencias entre empresas digitalizadas y no digitalizadas

En un momento en el que, pese a las aún vigentes restricciones fronterizas en todo el mundo, se ha vuelto en cierto modo a la normalidad y se ha recuperado la movilidad, muchas empresas siguen cancelando o posponiendo sus eventos. Es por eso que, según palabras del experto, “se ve claramente la diferencia entre las empresas digitalizadas que no tienen problema en cambiar fácilmente su evento, y aquellas que siguen cancelando sus eventos sin crear ningún engagement con clientes, lo que las hace perder terreno y competitividad”.

Las empresas que no se han digitalizado en el ámbito de los eventos se han quedado atrás, mientras que las empresas que han apostado por la digitalización y realización de eventos digitales crean un engagement diferencial con unos presupuestos reducidos.

“Esto no significa que todas las empresas vayan a celebrar únicamente eventos digitales, pero es un signo de que empieza a existir un formato digital que, poco a poco, convence a las empresas más grandes. ¿El motivo? Su mayor capacidad de adaptación a las circunstancias externas, así como mayores posibilidades de aforo y reducción de costes”, añade el experto.

La importancia de implementar engagement

La cultura del engagement es imprescindible para que la plantilla se muestre comprometida, motivada y se esfuerce para dar lo mejor de sí, sobre todo ahora que los trabajadores tienen que adaptarse al teletrabajo y al trabajo híbrido. Para ello, se deben diseñar y establecer prácticas, reconocimientos y recompensas para la contribución de los empleados en la empresa.

Para hacer actividades de engagement online de éxito lo más adecuado es integrar la creatividad, la innovación y la tecnología. Según Rannegger, “cuando se planifica un evento virtual motivacional, la experiencia debe crear un efecto sorpresa para activar a la audiencia remota. Crear contenidos únicos y experiencias digitales exclusivas es esencial para conseguir el retorno de la acción”.