La digitalización del control horario y la reducción de jornada laboral

Aunque todavía es habitual que las pequeñas empresas lleven su control horario de forma analógica, antes de finalizar este año, dicho registro deberá digitalizarse. La medida pretende evitar la manipulación de los datos por parte de los empresarios y facilitar la tarea de sindicatos e inspectores de trabajo de acceder a esos datos en cualquier momento.

Si a esto le sumamos la nueva ley de reducción de jornada que está previsto se apruebe también antes de comenzar el 2025, contar con un software control horario es ya imprescindible para todas las empresas… Esta herramienta facilita la gestión del horario laboral a nivel empresarial y también fomenta la puntualidad entre los empleados.

Que la Inspección pueda consultar los datos en tiempo real y desde cualquier lugar de forma remota ayudará a la Administración a detectar irregularidades de manera más rápida. Por eso, es la mejor manera de garantizar no solo el correcto registro de las horas, sino también el exacto cumplimiento de la nueva reducción de jornada laboral.

Qué métodos serán válidos

Los métodos válidos que pueden utilizar las diferentes empresas para llevar a cabo su registro de horas van desde apps de control horario a máquinas con sistemas QR o RFID (Radio Frequency Identification). Aunque también serán válidos métodos que utilicen enlaces web o sistemas de escritorio, es decir, desde el propio ordenador corporativo.

La obligación del control horario digital forma parte de un ambicioso paquete de reformas del Ministerio de Trabajo y Economía Social, donde también se incluye, por primera vez, la reducción de la jornada laboral. Y aunque esta norma está todavía pendiente de su aprobación, en breve los empresarios tendrán que adaptarse a ella en cuanto entre en vigor.

En caso de que no se respete esta nueva normativa, las sanciones pueden ir desde los 1000 hasta los 10000 euros. Además, la nueva fórmula aplicará una sanción por cada trabajador con el que se esté cometiendo alguna infracción, ya sea sobre la jornada de trabajo, las vacaciones, las horas extras, las vacaciones, los descansos o el registro horario.

¿Qué ocurre con el teletrabajo?

Las nuevas normativas sobre control horario y reducción de jornada laboral, como es lógico, también serán obligatorias en caso de teletrabajo. De hecho, el software de control horario es especialmente importante cuando hay trabajo en remoto. Sin duda es una herramienta clave con la que medir la productividad de quienes trabajan a distancia. 

Además, el control horario digitalizado no solo es clave para registrar de manera correcta y sin fraudes las horas del teletrabajo, sino también en aquellas empresas con puestos de trabajo que requieren movilidad geográfica o que la empresa tenga múltiples sedes. Por supuesto, también es importante en el modelo de trabajo presencial.

Ventajas del software de control horario y sus funcionalidades

Muchas son las ventajas de este tipo de soluciones tecnológicas. En primer lugar, la gestión de los recursos humanos se vuelve más eficiente gracias a los diferentes métodos de control horario. Este tipo de softwar  permite mejorar la organización y planificación de las jornadas, además de tener como consecuencia un incremento de la productividad y mejor clima laboral.

• Evaluación del desempeño. El control horario proporciona datos precisos sobre el tiempo dedicado por cada empleado a sus tareas. Esta información es vital para la evaluación del desempeño, permitiendo identificar tanto una alta productividad como una baja, y realizar los ajustes necesarios para mejorar los resultados. A continuación, se detallan las principales:
• Gestión en tiempo real. Los datos recabados por este tipo de software se actualizan instantáneamente. Esto hace que tanto los empleados como los empresarios puedan tener de forma inmediata una visión precisa sobre su jornada laboral. Esto favorece la capacidad de reacción frente a cualquier imprevisto.
• Reducción del absentismo laboral. Con un software de control horario, no solo se está obligando al empresario a cumplir con la ley, también se está evitando el absentismo laboral. Al monitorizar y registrar la asistencia de manera detallada, se pueden tomar medidas preventivas o correctivas si fuera necesario.
• Mayor equilibrio entre vida personal y laboral. Favorecer un clima de trabajo saludable es esencial si se quiere fomentar la productividad y retener el talento. Y el registro horario contribuye definitivamente a mejorar ese clima laboral, facilitando una mejor conciliación entre el trabajo y la vida privada.
• Mejor gestión de nómina. Contar con información detallada sobre horas trabajadas, ausencias, permisos, vacaciones y horas extras hace que las nóminas se confeccionen con menos errores. Esto, a su vez, aumenta la credibilidad de la empresa y la satisfacción de todas las personas que trabajan para ella.
• Acceso desde cualquier dispositivo. Poder acceder a estos sistemas a través de un teléfono móvil, una tablet o un ordenador facilita el correcto registro de las horas y su gestión. Esta flexibilidad es clave para todas las empresas, pero sobre todo para las que cuentan con repartidores o trabajadores en puestos que requieren movilidad o teletrabajo.

En resumen, con la nueva normativa sobre control horario digital y la reducción de jornada, las empresas, ya sean grandes o pequeñas, deberán contar con un software de control horario si quieren evitar sanciones cuantiosas. Además, como ventaja, tendrán una plantilla mucho más motivada, puntual y con mejor productividad.