​Cómo disminuir el tiempo dedicado a gestiones rutinarias

Las tareas repetitivas consumen gran parte del día y en muchos casos no contribuyen de modo alguno a la consecución de objetivos. Por ese motivo, es necesario adoptar un sistema de gestión del tiempo que nos permita reducir la cantidad de horas que dedicamos a las gestiones rutinarias.

Usa la tecnología a tu favor

Realiza de forma virtual todas aquellas gestiones que se puedan llevar a cabo por medios tecnológicos, ya que no requieren tu presencia física en un lugar determinado. En la actualidad es posible efectuar muchas tareas a distancia, lo cual supone un ahorro significativo de tiempo y dinero.

Actividades tales como la solicitud de turnos médicos, la compra de productos y las reservas de plaza en eventos de todo tipo se pueden realizar por vía telefónica o web. También puedes disminuir el tiempo que dedicas a trámites como contratar tu seguro de hogar o coche a través de aseguradoras online, que facilite las gestiones a distancia, sin necesidad de acudir a oficinas y esperar.

Automatiza tus pagos

Las facturas que llegan a domicilio o a la casilla de mail generalmente tienen distintas fechas de vencimiento. Esta diferencia temporal obliga a todos los usuarios a dirigirse a un lugar de pago en reiteradas oportunidades a lo largo del mes para abonarlas en tiempo y forma. Afortunadamente, es algo que se puede evitar de forma muy sencilla.

Adhiere los servicios e impuestos al débito automático. Esta simple acción no solo genera un ahorro significativo de tiempo, sino que es una forma efectiva de evitar recargos por mora. Adicionalmente, es considerada una medida de seguridad, ya que elimina la posibilidad de sufrir un robo de grandes sumas de dinero en la vía pública.

Agrupa trámites cercanos

Si vas más de una vez por semana a una misma zona para hacer diferentes trámites, es momento de que planifiques mejor tus salidas. Elabora una lista de todas las gestiones que debes efectuar y añade al lado de cada una de ellas el lugar exacto al que debes asistir para hacerlo.

Posteriormente, vuelca todas esas direcciones a un mapa. Si realizas una cantidad reducida de tareas en lugares cercanos, puedes hacer un pequeño esquema a mano alzada en un papel. En caso de que sean un gran número de gestiones o los destinos se encuentren alejados uno del otro, es recomendable usar Google Maps, para hacer una guía de ruta.

Una vez que hayas localizado las direcciones que debes visitar para realizar todas las actividades, agrupa los trámites teniendo en cuenta su cercanía. Posteriormente, diseña un circuito que te permita recorrer todos los puntos sin pasar en dos oportunidades por el mismo lugar.

Tener claro qué trámites debes llevar a cabo y en el orden en que tienes que hacerlo es elemental para economizar tu tiempo. Si bien esta planificación demanda de tu tiempo, es un procedimiento que se realiza por única vez. Si surgen otras gestiones en el futuro, es cuestión de segundos actualizar el trayecto.

Delega algunas tareas

Aunque suene obvio, la forma más fácil de no invertir tiempo en gestiones rutinarias es dejar de hacerlas. Esto no implica un incumplimiento de las obligaciones, sino la asignación de estas tareas a alguien más.

Delega algunos de los trámites repetitivos que debes realizar en personas de confianza que se encuentren capacitadas para llevarlos a cabo de manera correcta. Aplica la Matriz de Eisenhower para determinar cuáles son las tareas que puedes delegar.

¿En qué consiste la Matriz de Eisenhower?

Esta técnica consiste en confeccionar un cuadro de doble entrada con cuatro conceptos que se combinan entre sí. En las columnas se ubicarán dos de ellos, que harán referencia al tiempo de ejecución: urgente y no urgente. Por su parte, en las filas se trabajará sobre la idea de si las cuestiones son importantes o no.

Luego de realizar la lista de tareas pendientes, tendrás que ubicarlas en la matriz teniendo en cuenta esas variables. Deberás limitarte a hacer exclusivamente las gestiones que sean importantes. Los trámites urgentes serán aquellos que deberás priorizar. Los que no son urgentes, tendrás que calendarizarlos.

Las tareas que no son importantes recibirán un tratamiento completamente diferente. Aquellas que sean urgentes, deberás delegarlas en otras personas. Las que no sean urgentes, tendrás que eliminarlas de tu agenda.

Excepción: tareas importantes y demasiado complejas

Por regla general, se delegan tareas de baja responsabilidad que son fáciles de realizar. Sin embargo, también es importante que delegues aquellas gestiones importantes que debido a su complejidad te resultan muy difíciles de ejecutar y por eso te demandan mucho tiempo.

Los trámites contables son uno de los ejemplos más claros. Aunque algunos se pueden realizar sin contar con un título profesional, siempre es mejor contratar los servicios de un experto que se dedique a estas cuestiones. Invertir varias horas en este tipo de gestiones corriendo el riesgo de cometer errores no es una buena idea.